工程款追讨，败在“证据过期”前！建筑商必警醒：比欠债更可怕的是交易记录灭失

苏州建筑商未及时申请证据保全，关键交易记录灭失致债权无法追回

在建设工程领域，债权债务关系的确认往往依赖于交易过程中形成的书面或电子证据。近期处理的一起案件凸显了证据保全措施在债权追索中的决定性作用。苏州某建筑企业因未及时对关键微信交易记录申请证据保全，导致其主张的300余万元工程款债权因核心证据灭失而无法获得法院支持。

本案涉及工业园区某厂房建设项目。2021年3月，建筑公司A与材料供应商B通过微信协商达成供货协议，双方通过微信转账支付部分预付款，聊天记录包含货物规格、数量、单价等完整交易要素。施工期间因材料质量问题产生争议，B公司拒绝结算尾款。A公司遂于2022年6月向法院提起诉讼，主张债权金额312万元。

诉讼过程中，被告B公司对微信记录真实性提出异议。此时距原始聊天发生已逾15个月，A公司经办人员手机因故障更换，原始聊天记录未能完整恢复。根据《中华人民共和国民事诉讼法》第八十一条规定，当事人因客观原因不能自行收集的证据，可申请人民法院调查收集。但A公司直至举证期限届满前七日才向法院提交证据保全申请，关键事实的证明已陷入困境。

法院经审查认为：首先，原告未能证明微信聊天对象确系被告公司授权代表，聊天记录主体关联性存疑；其次，原始载体缺失导致无法核验数据完整性，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第二十三条，电子数据作为证据时应提供原始载体；最终因原告未能完成举证责任，法院判决驳回其诉讼请求。

此案暴露出建筑企业在证据管理中的典型疏漏：一是过度依赖电子通讯工具达成重大交易，未及时签订书面合同确认关键条款；二是缺乏电子数据保全意识，未在纠纷苗头出现时立即通过公证等方式固定证据；三是诉讼策略存在重大失误，未在举证期限内及时申请法院调查令或证据保全。

针对建设工程领域常见证据风险，建议企业建立以下风控机制：

1. 重大交易双轨确认制度：凡涉及金额50万元以上的交易，需在电子通讯后7个工作日内补签书面确认函
2. 电子数据即时保全规程：对可能涉及争议的微信记录、电子邮件等电子数据，应在察觉纠纷风险后立即向苏州苏州公证处申请证据保全公证
3. 诉讼证据预警机制：在律师函发出同时，即应启动证据整理工作，最迟在起诉前完成关键证据的公证保全
4. 采用区块链存证技术：可通过苏州法院认可的第三方区块链存证平台，对实时生成的电子数据进行即时固定 需要特别说明的是，根据《电子数据证据公证保全操作指引》，有效的微信证据保全应包含以下要素：登陆过程公证、聊天对象身份识别、聊天记录连续性验证、原始设备展示等环节。本所近期协助某装饰公司完成的证据保全案例显示，在供货商否认口头协议的情况下，经公证的微信记录成功被法院采信，最终追回欠款176万元。

从法律实务角度，建议企业在面临类似纠纷时把握三个关键时效节点：一是察觉对方履约异常时，应立即咨询律师设计证据保全方案；二是起诉前需完成核心证据固定；三是在法院指定的举证期限内及时提交证据目录。根据苏州基层法院的审判实践，涉及电子数据的案件若未在举证期内完成证据形式补正，将直接导致证据失权。

本案的教训表明，建设工程领域的债权保障不仅取决于合同条款的完善，更依赖于证据管理的前置性布局。建议企业将证据保全纳入常规风控体系，建立从交易磋商到争议解决的全流程证据链管理制度，方能在复杂的商业环境中有效维护自身合法权益。

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